في كل مكان عمل، يُعدّ التعامل مع مطالبات النفقات من المهام الضرورية، وإن كانت مُرهِقة في كثير من الأحيان. يقلق الموظفون بشأن حصولهم على تعويضاتهم في الوقت المحدد، بينما يُواجه مديرو الموارد البشرية أكوامًا من الإيصالات وجداول البيانات وتأخيرات الموافقة. والنتيجة؟ الإحباط، وساعات العمل المُهدرة، وأحيانًا حتى توتر الثقة بين الموظفين والإدارة.

لحسن الحظ،أصبحت التكنولوجيا هي الحل.. لقد غيّرت برامج الموارد البشرية الآلية طريقة إدارة الشركات لاسترداد النفقات بشكل جذري، محوّلةً ما كان في السابق عمليةً معقدةً تستغرق وقتًا طويلاً إلى عملية سلسة وموثوقة. دعونا نستكشف خمس طرق رئيسية تُحسّن بها إدارة النفقات الآلية العمليات المالية وتُسهّل الحياة على جميع المعنيين.

١. توفير الوقت من خلال تبسيط العمليات

تذكّر الأيام القديمة لتعويض النفقات يدويًا ، رسائل إلكترونية لا تنتهي، وملاحقة التواقيع، وتحديث السجلات يدويًا. كان الأمر يستغرق أسابيع حتى يحصل الموظفون على أموالهم.
أما مع برمجيات الموارد البشرية، فقد تم أتمتة هذه العملية بالكامل.

يُمكن للموظفين ببساطة رفع الإيصالات من خلال تطبيق، ويقوم المديرون بالموافقة بنقرة واحدة، ويتولى النظام الباقي.
ما كان يستغرق ساعات أو حتى أيام، يمكن الآن إنجازه في دقائق.
وهذا يعني أن فرق الموارد البشرية تقضي وقتًا أقل في الأعمال الورقية، ووقتًا أكثر في المهام المهمة التي تركز على الأفراد.

٢. تقليل الأخطاء البشرية

غالبًا ما يؤدي تتبع النفقات يدويًا إلى فقدان الإيصالات، أو الحسابات الخاطئة، أو تأخيرات في الموافقات. تمامًا كما تقلل برمجيات الحضور عبر الجوال من الأخطاء وتمنع التلاعب في تتبع الموظفين، فإن الأدوات المؤتمتة لمطالبات النفقات تقلل الأخطاء وتضمن اتساق التقارير المالية.

إلى جانب الدقة، تساهم هذه الموثوقية في بناء الثقة. لم يعد الموظفون يقلقون بشأن ما إذا كانت مطالباتهم ستُعالَج بشكل صحيح، ويمكن لفرق الموارد البشرية أن تطمئن إلى أن الأرقام صحيحة دون الحاجة لقضاء ساعات في التدقيق المزدوج.
والنتيجة هي عمليات أكثر سلاسة وثقة أكبر داخل المنظمة.

٣. تعزيز الدقة من خلال التتبع الفوري

من أهم مزايا برامج إدارة الموارد البشرية توفر بيانات آنية. فبدلاً من انتظار نهاية الشهر لمراجعة تقارير النفقات، يمكن للمديرين الاطلاع فورًا على نفقاتهم.

على سبيل المثال، إذا كان الفريق ينفق أكثر من اللازم على السفر أو الوجبات، يمكن لفريق الموارد البشرية رصد هذا النمط مبكرًا واتخاذ قرارات ميزانية أكثر ذكاءً. كما يستفيد الموظفون من الشفافية، حيث يمكنهم متابعة حالة مطالباتهم في أي وقت.
لم يعد هناك حاجة لإرسال رسائل “مجرد متابعة…” إلى الموارد البشرية — فالنظام يُبقي الجميع على اطلاع دائم.

٤. تعزيز رضا الموظفين

بعض الامورالتي تزعج الموظفين أكثر من تأخر سداد مستحقاتهم أو غموضها. ففي النهاية، أنفقوا أموالهم من جيوبهم الخاصة، وانتظارهم أسابيع للحصول على مستحقاتهم قد يبدو ظلمًا.

تغيّر برمجيات الموارد البشرية المؤتمتة هذا. من خلال ضمان موافقات أسرع، وتواصل واضح، وتعويضات في الوقت المناسب، يشعر الموظفون بالتقدير والدعم. هذا التحسين الصغير لكنه مهم من خلاله يمكن أن يعزز رضاهم الوظيفي العام وحتى الاحتفاظ بهم في العمل.
فعندما يثق الموظفون بأن الشركة ستُدير أموالهم بإنصاف وسرعة، فإن ذلك يُعزز العلاقات في مكان العمل.

5. توفير فعالية التكلفة للأعمال

في النظرة الأولى، قد يبدو الاستثمار في برمجيات الموارد البشرية تكلفة إضافية. لكنه في الواقع هو قرار مالي حكيم.
من خلال القضاء على الأخطاء، وتقليل الأعمال الورقية، وتوفير الوقت، تقلل الأنظمة المؤتمتة التكاليف التشغيلية بشكل كبير.

خذ هذا في الاعتبار: قد يستغرق كل استرداد يدوي من قِبل متخصص الموارد البشرية من 15 إلى 30 دقيقة. إذا ضاعفت هذا الرقم بعشرات أو مئات الموظفين، فستتراكم تكلفة العمالة بسرعة. لا تُزيل الأتمتة هذا العبء فحسب، بل تُوفر أيضًا تقارير مُفصلة تُساعد القيادة على تحسين الميزانيات وتقليل النفقات غير الضرورية.

طريق أذكى للمضي قدمًا

لن يكون استرداد النفقات الجزء الأكثر جاذبية في إدارة الموارد البشرية، لكنها لا يجب أن تكون مصدر توتر. فبمساعدة برامج إدارة الموارد البشرية الحديثة، يمكن للمؤسسات توفير الوقت، وتقليل الأخطاء، والحفاظ على رضا الموظفين، مع الحفاظ على ضبط التكاليف.

التحول نحو الأتمتة لا يتعلق فقط بالكفاءة فحسب؛؛ بل ببناء الثقة ايضا، وضمان العدالة، وتمكين فرق الموارد البشرية من التركيز على ما هو مهم حقًا: دعم الأشخاص، وليس معالجة الأوراق.

لذا في المرة القادمة التي تفكر فيها في استرداد النفقات، تخيل عملية سريعة ودقيقة وخالية من التوترلأنه مع برنامج الموارد البشرية المناسب، فإن هذا المستقبل أصبح اليوم حقيقة .