غالبًا ما يُرى أن الإدارة التي تتعامل مع إنتاجية الموظف وتحديات الموارد البشرية تتجاهل عملية إدارة الإجازات. لا تزال العديد من الشركات عندها ثقافة الأوراق ويتم ملاحظة الموظفين وهم يطاردون مديريهم ويضيعون وقتهم في تقديم الطلبات وإجراءات التوقيع.

 في حين يتعين على المديرين الاحتفاظ بجميع سجلات الإجازات ومع مرور الوقت يصبح الاحتفاظ بالسجلات المناسبة وتتبع الرصيد / السجل صعبا.

 ومع ذلك، إذا تم تنفيذ برنامج إدارة الإجازات فسوف يوفر ذلك الوقت ويمكن الاحتفاظ بالبيانات المناسبة دون أي متاعب أثناء التحقق من أرصدة الإجازات الخاصة بهم، واستخدام تاريخ الإجازات سابقًا في أي وقت لا يمثل مشكلة كبيرة ولا تستغرق وقتًا طويلاً.

 من الذهاب المتقدم إلى وقت الانصراف المحدد، وإجازات قصيرة أو طويلة يتم توجيه جميع الطلبات إلى متخذي القرار (رؤساء الأقسام / المديرين المباشرين / الإدارة العليا) للموافقة عليها، وفي نفس الوقت تم دمج وحدة إدارة الإجازات بشكل جيد مع وحدة كشوف المرتبات  فلن تكون هناك أي منفذ لعدم دقة الرواتب.

 إذا تم تنفيذ نظام الموارد البشرية المناسب في الشركات الصغيرة والمتوسطة والذي يمكنه تنظيم الوظيفة الكاملة لإدارة الإجازات وقوانين العمل الأخرى باستخدام وحدة كشوف المرتبات فستصبح كافة العمل للموظفين أكثر إنتاجية ويتم تقليل جميع التكاليف المباشرة وغير المباشرة.

 يؤدي العمل اليدوي أو أي نظام غير متكامل إلى العديد من العيوب مع إضاعة الوقت ويمكن أن يتسبب خطأ واحد في حدوث أخطاء في كشوف المرتبات ومشاكل قانونية أخرى، علاوة على أن التكاليف المباشرة وغير المباشرة المرتبطة بهذه الأمور مكلفة للغاية بالنسبة للمؤسسات.

ما هو نظام إدارة الإجازات؟

 يساعد نظام إدارة الإجازات (LMS) الشركات على إدارة الطلبات والمنح / عملية الموافقة. باختصار، تعمل على أتمتة الوظيفة بأكملها، مما يجعلها خالية من المتاعب لكلٍّ من الإدارة والموظفين.

 يجب أن يكون الحل الذي تختاره قويًا بما يكفي للتعامل بسلاسة مع جميع المراحل التي تنطوي عليها عملية إدارة الإجازات: التقديم، والموافقة / الرفض، وتحديد وإعداد سياسات الإجازة، وتتبع أرصدة الإجازات وإدارتها، والتحليل.

 تواجه الشركات التي تفتقر إلى الكفاءة للتعامل مع إدارة الإجازات العديدَ من المشكلات، وهذه العيوب تعيق الأداء وتؤثر على إنتاجية وكفاءة الموظفين.

 تخيل، إذا كان هناك العديد من الموظفين وتتم إدارة عملية الإجازة / كشوف المرتبات كل شهر يدويًا، فإنها تصبح صعبة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً، وإلى جانب الدقة مصدر قلق كبير للغاية أيضًا.

 لتوفير الوقت وكفاءة الموارد والبقاء على اطلاع دائم بمخاطر كشوف المرتبات والحصول على صورة واضحة لكل موظف يعمل أو يغيب عن العمل، تحتاج الشركة إلى نظام قوي لإدارة الإجازات.

 يدعي الكثيرون في السوق أنهم الأفضل ويقدمون ميزات مختلفة، ومع ذلك، فإن الشخص الذي يعرف FlowHCM لا يمكنه التفكير فيما وراء ذلك؛ للحصول على وحدة / برنامج مثالي لإدارة الإجازات.

لماذا نظام إدارة الإجازات مهم؟

 يُنظر في غالب الأحيان إلى أن الإدارة تريد إبقاء الموظفين مشغولين طوال الوقت، ولكنهم في الواقع، يحتاجون أيضًا إلى بعض الوقت للراحة؛ انتعاشا ونشاطا.

 نظرًا إلى أن الموظفين العاملين دون توقف يصبحون غير منتجين في بعض الأحيان، فإن وحدة / نظام إدارة الإجازات الفعال يبسط جميع طلبات العطلة للموظفين والإجازة/ الإجازات بدقة وذكاء، مما يجعل تتبع الإجازات أمرًا سهلاً ويقلل أيضًا من عبء الموارد البشرية في النهاية.

تحديات إدارة الإجازات في منظمة ما؟

 عندما يتعلق الأمر بإدارة عملية الإجازة، تختلف التحديات باختلاف الشركات. يصبح التعامل مع عمليات الموارد البشرية المختلفة صعبا على متخصصي الموارد البشرية بسبب التعقيد وزيادة عدد الموظفين.

 ومع ذلك، يجب أن تكون إدارة الإجازات شفافة وواضحة للجميع، وإلا فقد تواجه المنظمة إنتاجية منخفضة وأداءً منخفضًا من قبل الموظفين.

 إذا كان برنامج الموارد البشرية أو وحدة إدارة الإجازات غير متوافقين مع قوانين العمل، فلا يشعر الموظفون بالأمان ويميلون إلى تبديل صاحب العمل. على المدى الطويل، تصبح المنظمة بطيئة بدلاً من النمو السريع وتؤثر قضايا إدارة الموارد البشرية / الإجازات على النمو الإجمالي للشركة.

 يجب أن يكون لدى الشركات تطبيق مناسب لإدارة الموارد البشرية / الإجازات. تؤدي الأخطاء والعيوب في سجلات الموظفين إلى عدم الدقة في رواتبهم / رواتبهم مما ينتج عنه قوة عاملة محبطة.

 علاوة على ذلك، إلى جانب أخطاء كشوف المرتبات، يمكن أن تواجه الشركة أخطاء تتبع الأداء وسوء الاتصال وقضايا الإنتاجية وتحديات التخطيط والتطوير والشفافية وصراع الموظفين وانتهاك السياسة التي تؤدي إلى عواقب وخيمة في الوقت القادم.

ميزات نظام / وحدة إدارة الإجازات

 يوفر نظام / وحدة إدارة الإجازات الجيدة (LMS) الوقت وأتمتة عملية طلب الإجازة بطريقة ذكية وسهلة، مما يجعلها خالية من المتاعب لكل من الموظفين والإدارة.

 يوفر الحل الذي يتعامل بسلاسة مع جميع المراحل الضرورية في عملية إدارة الإجازات، من طلب الإجازة إلى الموافقة والرفض، وإعداد سياسات الإجازة، وإدارة رصيد الإجازات وتاريخ الإجازات، والتحليل الكامل وما إلى ذلك.

 الوظائف التالية مطلوبة لأي نظام إدارة إجازة على المستوى المطلوب:

• لوحة القيادة العطلة والإجازة الوحدة (الكل في واحد)

 تساعد هذه الميزة موظفي الموارد البشرية والإدارة على عرض تحليلات الإجازات مثل سجلات الإجازات السنوية للموظفين، وتقويم الإجازات، وترك تحليل الاتجاه، إلخ.

• نظام / وحدة إدارة الإجازات المستندة إلى السحابة

 نظام / وحدة إدارة الإجازات عبر الإنترنت المستندة إلى السحابة التي يمكن الوصول إليها بسهولة لأي شخص وتساعد أيضًا في إزالة المتاعب مثل تثبيتات البرامج ومشكلات الخادم / الاستضافة والنسخ الاحتياطي للبيانات والتحديثات في الوقت المناسب. يضمن ذلك تطبيق طلبات الإجازة أو الموافقة عليها أو رفضها من أي مكان وفي أي وقت.

• نظام مرن: مجالات قابلة للتكوين، ونوع الإجازة، والسياسة، وقائمة العطلات، إلخ.

 جميع المؤسسات لديها سياسات وإجراءات مختلفة للإجازة وتحتاج إلى نظام مرن مثل FlowHCM الذي يسمح للموارد البشرية بتخصيص المجالات والسياسات وما إلى ذلك والتي تتناسب بشكل أفضل مع الاحتياجات التنظيمية والموارد البشرية.

• تحديثات الإجازات التلقائية

 يستغرق التحديث اليدوي وقتًا طويلاً، ويميل إلى الأخطاء ويكون عديم الفائدة إذا كان موظفو الموارد البشرية يقضون ساعات في حساب وتحديث أرصدة / سجلات الإجازات. أفضل نظام إدارة الموارد البشرية يحسب الكل تلقائيًا!

 تتعقب وحدة إدارة الإجازات في FlowHCM سجل الإجازات و تقوم بأتمتة ذلك مباشرة في النظام حيث يمكن للموظفين والموارد البشرية التحقق من رصيد الإجازات واستخدام تاريخ الإجازات سابقًا.

• سير عمل الموافقة القابل للتخصيص

 لضمان عملية موافقة مبسطة، تتيح هذه الوحدة سير عمل قابلة للتخصيص. يمكن للمرء تحديد التسلسل الهرمي للإدارة الحكيمة أو غير الإدارية للموافقين المتعددين.

• التكامل السلس

 توفر وحدة FlowHCM لإدارة الإجازات تكاملاً سلسًا مع وحدات الموارد البشرية الأخرى مثل نظام إدارة كشوف المرتبات ونظام إدارة الحضور وما إلى ذلك، فهي توفر الوقت وتمكن من إعداد التقارير متعددة الوظائف وتزيل الأخطاء باستخدام الأتمتة.

• التقارير بلمحة

 تقدم هذه الوحدة أيضًا تقارير شاملة بناءً على البيانات المخزنة. تقرير رصيد الإجازات، سجل الإجازات السنوية وتسجيل الإجازات على مستوى الموظف، وترك التقويم بنطاق التاريخ وتحليل الاتجاه بالإضافة إلى ترك لوحة القيادة.

 يمكن أيضًا تخصيص التقارير حسب الحاجة أو السياسة؛  مثل تقارير حسب الموظف و حسب الشعبة وما إلى ذلك.

فوائد استخدام نظام إدارة إجازات FlowHCM

لضمان الأداء السلس لعمليات الموارد البشرية، يعد نظام إدارة الإجازات الجيد مثل وحدات FlowHCM أمرًا مهمًا لأنه يوفر نظامًا أساسيًا بيد واحدة يدير جميع طلبات العطلة أو الإجازات للموظفين بذكاء من خلال سير عمل الموافقة المحدد مسبقًا.

 يساعد برنامج إدارة الإجازات القوي في :

• تكامل سلس مع كشوف المرتبات.
•  تقلل ميزة الخدمة الذاتية للموظف (ESS) من عبء الموارد البشرية.
•  طلب الإجازة والموافقة عليها عبر تطبيق الجوال.
•  يقلل / يلغي الأعمال الورقية.
•  ما فيه تدخلات يدوية غير ضرورية.
•  رؤية البيانات في الوقت الحقيقي.
•  يتبع الامتثال والسياسات القانونية.