في هذا العالم سريع الخطى، حيث تتجه البشرية نحو المزيد والمزيد من الكفاءة، بفضل أجهزة الكمبيوتر والتكنولوجيا، أصبح العالم قرية عالمية. لقد أصبح من الصعب على الشركات النامية إدارة وتتبع حضور موظفيها، خاصةً بسبب وجودهم في أماكن متعددة مع التركيز على التنوع وثقافة العمل من المنزل.
تُعدّ أنظمة إدارة الحضور أداة لا تقدر بثمن لمحترفي الموارد البشرية اليوم. من خلال أتمتة العمليات اليدوية وتقديم رؤى واضحة لبيانات الحضور، فإن أنظمة إدارة الحضور لديها القدرة على توفير الوقت والمال مع تحسين حضور الموظفين. ستكتشف هذه المقالة الميزات الخمسة عشر لأنظمة إدارة الحضور وكيف يمكنهم مساعدة محترفي الموارد البشرية في عملهم اليومي.
ميزات نظام إدارة الحضور
- التكامل مع الآلات البيومترية:
- التتبع على الأوقات الإضافية:
- تتبع وقت العمل:
- النظام القائم على السحابة:
- الخدمة الذاتية للموظف (ESS):
- تقارير سريعة ودقيقة:
- التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP):
- الإخطارات والإشعارات:
- الأمان والامتثال:
- الوصول المحمول:
- طلب التحول (مناوبة العمل):
- طلب العمل عن بعد:
- طلب الإعفاء أو الاستثناء:
- موافقة الحضور:
- موافقة المستويات المتعددة:
التكامل مع الآلات البيومترية:
تتكامل أنظمة إدارة الحضور مع أجهزة مراقبة الدوام البيومترية مثل ماسحات بصمات الأصابع أو أجهزة التعرف على الوجه؛ لتتبع توقيتات الحضور والانصراف للموظفين، مما يمكن أن يحسن وظيفة الحضور بشكل كبير كفاءة ودقة. يلغي هذا التكامل الحاجة إلى استغراق الوقت يدويًا ويضمن دقة سجلات الحضور وعدم التزوير بها.
إضافةً إلى ذلك، يمكن أن تساعد آلات المقاييس الحيوية أيضًا في منع احتيال الوقت، مثل ضرب الأصدقاء الحضور، حيث يعمل أحد الموظفين داخلا أو خارجًا نيابة عن آخر، مما قد يمثل مشكلة كبيرة في تسجيل ساعات العمل يدويًا ويمكن أن يؤدي إلى عدم الدقة في سجلات الحضور وحسابات كشوف المرتبات.
التتبع على الأوقات الإضافية:
يجب على المديرين ملاحظة اقتطاع رواتب الموظفين للشركة. تتبع أنظمة إدارة الحضور مقدار ما يقوم به الموظفون من عمل إضافي، مما يسمح للمديرين بقياس اقتطاع رواتب الموظفين من خلال معرفة أي منهم على استعداد لبذل المزيد من الوقت والجهد للشركة. وبالتالي، مساعدة المديرين على تحليل من هو أكثر ملاءمة للترقية في وقت تقييم الأداء.
تتبع وقت العمل:
يمكن للشركات تتبع وقت العمل الفعلي للموظفين للتأكد من إتمام الساعات الأسبوعية المجدولة، بناءً على هذه البيانات، يمكن للموارد البشرية أيضًا العمل على سياسات الشركة وعملياتها للحفاظ على صحة الموظفين ورضاهم العقلي. على سبيل المثال، افترض أن البيانات تظهر أن الموظفين يعملون باستمرار لساعات أطول من المتوقع.
ففي هذه الحالة، قد يشير ذلك إلى وجود مشكلات في إدارة عبء العمل أو أن الموظفين يشعرون بالإرهاق والتوتر، فيمكن استخدام هذه المعلومات لضبط أعباء العمل إما ببعض المزايا المالية مثل بدل العمل الإضافي أو ارتياح الموظفين لتحسين رضاهم.
النظام القائم على السحابة:
أنظمة إدارة الحضور القائمة على السحابة توفر قدرًا كبيرًا من المرونة وقابلية التوسع. يمكن للشركات تشغيلُها وإدارةُ موظفيها من أي مكان في العالم شاءت باستخدام الإنترنت. كما أنه يساعد في خفض تكلفة أجهزة الخادم المطلوبة لنشر البرنامج في مكان العمل مع تسهيل الأمر على مديري تكنولوجيا المعلومات.
الخدمة الذاتية للموظف (ESS):
يمكن للموظفين إدارة حضورهم ذاتيًا والتكيف معها في أي وقت من خلال سهولة الوصول إلى بيانات الحضور و من خلال الخدمة الذاتية للموظف ESS، مما يساعد في منحهم زيادة ً من التحكم والشفافية في سجلات حضورهم. وتساعد هذه الميزة الموظفين في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة من خلال معرفة مقدار عملهم بدقة. و لوحة معلومات للخدمة الذاتية للموظف ESS تساعد الموظفين على معرفة جميع التحليلات المتعلقة بحضورهم.
تقارير سريعة ودقيقة:
هذه الميزة من أفضل ميزات توفير الوقت لنظام إدارة الحضور. يمكن أن يساعد المديرين في الوصول بسرعة إلى تقارير الحضور الدقيقة بنقرة واحدة واتخاذ قرارات مستنيرة. يمكن أيضًا تصدير التقارير ومشاركتها بسهولة مع الإدارات وأصحاب المصلحة الآخرين مثل الموارد البشرية وكشوف المرتبات والمحاسبة وما إلى ذلك لضمان وصول جميع الإدارة إلى التقارير التي يحتاجونها.
التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP):
نظام إدارة الحضور الجيد ينبغي أن يتكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسات مثل: SAP ، Oracle و Microsoft Dynamics. هذا يساعد المديرين في إدارة المنظمة والموارد البشرية في مكان مركزي واحد. يمكن أيضًا دمج نظام إدارة الحضور مع وحدات أخرى مثل نظام إدارة الإجازات ونظام إدارة كشوف المرتبات وإدارة التقارير وإدارة خطابات الموارد البشرية.
الإخطارات والإشعارات:
تعمل أنظمة إدارة الحضور على إبقاء الموظفين على اطلاع دائم من خلال تقديم إخطارات أو إخطارات متكررة على لوحات معلومات الويب الخاصة بهم وفي تطبيق الهاتف المحمول حول الغياب أو التأخير أو نصف يوم، حتى يتم تذكيرهم بإدخالاتهم المفقودة إذا نسوا وضع علامة على حضورهم (داخل أو خارج).
الأمان والامتثال:
يساعد نظام إدارة الحضور المؤسسات على الامتثال لقوانين ولوائح العمل المحلية من خلال مراقبة مقدار عمل الموظفين على مدار الأسبوع، ويتم دفع تعويضاتهم وفقًا لذلك. هذا يصون الشركة من العقوبات الشديدة المفروضة بسبب انتهاك القواعد واللوائح مع الحفاظ على كل شيء شفافًا للغاية.
الوصول المحمول:
نظرًا إلى أن كل شيء يمكن الوصول إليه على الهواتف المحمولة وهو مناسب جدًا أيضاً للجميع، فمن المفترض في الوقت الحاضر أو أنه من الضروري جدًا أن يكون للبرنامج إصدار أو تطبيق جوال. يمكن الوصول إلى أنظمة إدارة الحضور من خلال تطبيق الهاتف المحمول، مما يسهل على الموظفين والمديرين الحفاظ على الحضور في وَقت حاضِر.
طلب التحول (مناوبة العمل):
يمكن للموظفين طلب أوقات دوام غير مخطط لها إذا لزم الأمر. يضمن ذلك الموافقة على أي تغيير في نوبات العمل المحددة مسبقًا أو في الجدول الزمني من المديرين ووضعه في النظام، فلا يقوم برنامج إدارة الحضور بوضع علامة خاطئة على تسجيل الوصول أو التأخير أو نصف يوم للموظف.
طلب العمل عن بعد:
يمكن للموظفين الذين يتعين عليهم العمل من المنزل تقديمُ طلب عمل عن بُعد و يمكن للمدير المباشر الموافقة عليه أو رفضه بالتعليقات الإضافية. هذه الميزة مفيدة للموظفين الذين لا يستطيعون الحضور شخصيًا لأسباب طبية أو شخصية، والمؤسسات التي لديها ثقافة العمل عن بُعد أو من المنزل إما في حالة الوباء أو في الوقائع العادية.
طلب الإعفاء أو الاستثناء:
يمكن الإعفاء من الحضور من خلال بوابة الخدمة الذاتية للموظف ESS. يطلب الموظف الإعفاء المسموح به في سياسة الشركة للموافقة عليه. سيقوم المدير بعد ذلك بمراجعة الطلب ومطابقته مع سياسة الشركة والموافقة عليه أو رفضه بالتعليقات.
موافقة الحضور:
يمكن للمدراء رؤية طلبات الحضور التي قدمها المرؤوسون لهم في مكان واحد والموافقة عليها بنقرة واحدة. توفر هذه الميزة وقت المدير وتضمن أن جميع الموافقات المعلقة تتم في الوقت المناسب وخالية من المتاعب للجميع.
موافقة المستويات المتعددة:
تتم الموافقة على الطلبات على مراحل متعددة. أولاً، سيتم الموافقة على الطلب من قبل المدير المباشر ثم الانتقال إلى مدير الموارد البشرية أو رئيس القسم ثم الإدارة وما إلى ذلك. تتضمن هذه الميزة إدارة كل شيء وفقًا لسير عمل موافقة الشركة مع ضمان الشفافية والإنصاف داخل المنظمة.
خاتمة
تعد أنظمة إدارة الحضور أداة لا تقدر بثمن لمحترفي الموارد البشرية اليوم. من خلال أتمتة العمليات اليدوية وتقديم رؤى واضحة لبيانات الحضور، لديهم القدرة على توفير الوقت والمال مع تحسين حضور الموظفين.
تشمل الميزات الخمسة عشر الرئيسية التي تمت مناقشتها في هذه المقالة التكامل مع أجهزة المقاييس الحيوية / البيومترية، والتتبع بالأوقات الإضافية، وتتبع وقت العمل، وإمكانية الوصول إلى السحابة، والخدمة الذاتية للموظف، والتقارير السريعة والدقيقة، والتكامل مع برنامج تخطيط موارد المؤسسات، والإشعارات و الإخطارات، والأمن والامتثال، تطبيق الجوال، وطلبات التحول، وطلب العمل عن بُعد، وطلب الإعفاء، وموافقات الحضور، والموافقة على مستويات متعددة.
لا تساعد هذه الميزات المتخصصين للموارد البشرية في عملهم اليومي فحسب،. بل تساعد أيضًا في الحفاظ على سياسات الشركة، والامتثال لقوانين وأنظمة العمل المحلية، ومنحهم التحكم والشفافية في وظائف الموارد البشرية.
